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L'environnement de travail digital face au Covid-19

Le jour où les entreprises ont compris que le travail à distance n’était pas que d’envoyer ses salariés à la maison avec un PC !

Comment faire pour que l’effort actuel d’adaptation de l’environnement de travail digital devienne une mesure durable ?


La crise sanitaire que nous traversons met les entreprises à dure épreuve et les oblige à adapter en temps réel leur organisation et leur environnement de travail. Dans ce contexte inédit et totalement imprévisible, le travail à distance a permis à nombre d’entreprises de poursuivre, à minima, leur activité. Le confinement à grande échelle a forcé l’adoption d’une batterie d’outils digitaux très accessibles et indispensables à la continuité de l’activité et au maintien du lien social :

  • outils digitaux collaboratifs déjà présents dans les entreprises ou issus de nos usages privés (visioconférence, partage de documents, etc.),

  • solutions de communication interne (intranet, Réseaux Sociaux d’Entreprise, etc.),

  • services digitaux RH (gestion des congés, gestion du planning, LMS, etc.),

  • services VPN pour accéder à certaines ressources de l’entreprise…

Les cellules de crise ont été immédiatement opérationnelles mobilisant facilement l’ensemble des acteurs nécessaires et relayant en temps réel l’information dans toute l’organisation. Les équipes ont multiplié les contacts « business » et « récréatifs », parfois au-delà même de leur cercle habituel, cassant les silos et favorisant l’inclusion numérique de certains personnels. Le travail à distance s’est organisé tant bien que mal, au rythme de chacun. Le digital comme révélateur d’une autre manière de travailler, de manager et d’engager les collaborateurs !


Mais tout n’est pas rose dans l’apprentissage de ce nouveau mode de travail à distance, même pour ceux qui y étaient déjà habitués. L’impréparation des entreprises – variable d’un secteur à un autre – à un tel évènement conduit inévitablement à d’importants dysfonctionnements : bande passante insuffisante, entraves aux règles basiques de cybersécurité, accès limité ou impossible à certaines ressources numériques clés de l’entreprise… Non, les entreprises ne sont pas prêtes à fonctionner à distance.


Pire, les effets pervers commencent à se faire sentir : retour à la réunionite aigue, éparpillement digital et sentiment d’être inefficace, voire inutile pour l’organisation. Réussir le passage du travail sur site au travail à distance est bien plus compliqué que d’envoyer ses employés à la maison avec leur PC !


Maintenant que la prise de conscience est là, il est urgent de saisir les opportunités offertes par le développement d’un environnement de travail digital à la hauteur des crises et/ou challenges à venir.

Pour illustrer le propos, tirons les leçons de cette crise pour étudier les mesures opérationnelles possibles pour adapter l’environnement de travail digital à ce type de situation.


Adopter une stratégie Cloud. Il est urgent d’envisager le cloud de manière plus systématique et moins frileuse dans la transformation du système d’information des entreprises. Les solutions portées par le cloud (public) ont déjà fait leur preuve dans certains domaines : RH, CRM, Achats… Les nombreux avantages de ces plateformes font évidemment écho à la crise que nous vivons : scalabilité, agilité, sécurité, accessibilité (y compris des tiers), mobilité, simplicité… Les solutions existent, couvrant aujourd’hui toute la gestion d’entreprise (ex. : ERP) et adressant de nouveaux usages pour toujours plus d’inclusion numérique (ex. : Data Storytelling). Ces nouvelles solutions privilégient une orientation utilisateur garantissant une expérience renouvelée : intuitive, intelligente, collaborative et donc plus productive et engageante pour les collaborateurs.


Moderniser l’existant. Dans un contexte budgétaire contraint, les solutions pour rendre le système d’information plus agile et plus en phase avec les besoins réels des collaborateurs, existent. Les technologies actuelles autour de l’UX, des bots, de la mobilité, de la data, de l’automatisation, de l’IA et de la collaboration permettent de créer des surcouches applicatives transverses capables d’éviter les ruptures de processus, d’accélérer la prise de décision et de connecter les collaborateurs entre eux et avec leur écosystème. En mobilisant les collaborateurs au plus tôt et en misant sur des approches plus agiles, les DSI peuvent agir vite et à moindre coût pour créer de nouvelles expériences utilisateurs, promesses de valeur ajoutée pour l’organisation.

Designer le Future of Work. Comme sous-jacente aux deux points précédents, l’innovation est le maître-mot pour créer un environnement de travail digital idéal. L’innovation technologique est évidemment le principal levier de transformation, nous l’avons déjà mentionné, mais l’innovation réside également dans l’approche, les outils et les méthodes utilisés : Design Thinking, Design Doing, UX research, UX design, méthode Agile, e-learning et adoption digitale… Tout un ensemble de concepts qui repositionne l’utilisateur au cœur du dispositif pour inventer une expérience digitale plus personnalisée, plus fluide et plus simple. Le travail à distance est un parfait terrain de jeu pour imaginer de nouveaux usages car les rythmes, les interactions et l’organisation du travail sont différents.


Communiquer, écouter et réguler. Il est de la responsabilité de l’entreprise d’assurer une communication descendante homogène et accessible à tous les collaborateurs (objectif d’inclusion numérique). Le développement des réseaux sociaux d’entreprise (mais également les réseaux privés) et des outils de sondage RH offrent aussi aux collaborateurs les moyens de s’exprimer et de faire entendre leur voix. L’entreprise doit être à l’écoute de cette information et être en mesure d’en capter les signaux faibles pour y répondre le plus justement et rapidement en période de crise. Enfin, pour garantir un bon usage de ce foisonnement de réseaux d’échange, les entreprises doivent impérativement apprendre à les réguler.


Modéliser, simuler et décider. Assurer le plan de continuité de l’activité est une évidence, simuler les conditions d’un nouveau monde est un autre challenge auquel les entreprises ne sont pas bien préparées. Des solutions modernes de modélisation, planification et simulation de l’activité existent et permettent une collaboration très large de tous les acteurs et décideurs financiers et opérationnels de l’entreprise. La facilité d’accès, la puissance de calcul, l’intelligence embarquée et la finesse des paramètres permettent d’envisager tout type de « What if » scénarios, indispensables à la prise de décision, particulièrement en période de crise.


Améliorer l’expérience, servir la performance. La crise sanitaire Covid-19 nous montre à quel point l’expérience digitale vécue par des collaborateurs « confinés » ou « isolés » contribue directement à la survie des entreprises grâce à la collaboration et à l’engagement des collaborateurs. Demain, cette expérience doit aussi servir la performance de l’entreprise en rendant le travail plus efficace, en optimisant l’interface homme-machine, en facilitant l’adoption des outils et en réduisant les coûts par une organisation du travail plus en réseau encourageant le travail à distance.


Une chose est sûre, le monde de demain ne sera pas le même, accélérant un « Future of Work » devenu un élément clé de la stratégie des entreprises.


Par Stéphanie Braud-Conte et Mathieu Godard, associés Cowants by Mazars.